publicado el: 28-02-2022
El fondo de caja menor es creado por el área administrativa
de la empresa, para realizar el pago de gastos menores, la entidad bajo sus
políticas contables definirá:
·
El valor que se manejara en la caja menor.
·
Quien va a ser el responsable de los ingresos y
egresos.
·
Presentación del arqueo a una fecha de corte
determinada.
·
Reembolso de caja menor para que el valor sea al
100% reintegrado.
Bajo la norma internacional NIIF, en el momento de presentar
los estados de situación financiera debemos tener cuidado, allí solo se podrá
presentar efectivo, NO es permitido cheques, ni documentos equivalentes, en el
momento que esto llegue a suceder se deberá reclasificar y llevar a un gasto o
a cuentas comerciales por cobrar.
Partes de un comprobante
de caja menor:
·
Nombre y nit de la empresa.
·
Fecha
·
No de Consecutivo.
·
Pagado a (Nombre de la persona o entidad a la
que se le realiza el pago)
·
Nit o Cédula
·
Dirección
·
Concepto
·
Valor en letras y números.
·
Firma de la persona responsable
·
Firma y numero de cedula de la persona que
recibe el dinero.
Ejemplo: Apertura de caja menor
El día 3 de Enero La empresa Kokoderma gira un cheque a la persona
responsable de caja menor la señora Sofia Pérez, por valor de $600.000 para dar
inicio a la apertura de esta.
|
Fecha |
Cuenta |
Débito |
Crédito |
|
3 enero |
Caja Menor |
600.000 |
|
|
, |
Bancos |
|
600.000 |
Ejemplo: pago de gastos con los fondos de caja menor.
Enero 16, Kokoderma, paga el servicio de montacarga por
valor de $100.000, al señor Jose Moreno
|
Fecha |
Cuenta |
Débito |
Crédito |
|
16 enero |
Servicio de montacarga |
100.000 |
|
|
|
Caja menor |
|
100.000 |
|
|
|
|
|
Enero 18, Kokoderma, realiza pago de productos de cafetería
por valor de $200.000, al supermercado Mercatodo SAS.
|
Fecha |
Cuenta |
Débito |
Crédito |
|
18 enero |
Aseo y cafetería |
200.000 |
|
|
|
Caja menor |
|
200.000 |
Enero 25, Kokoderma, realiza pago por servicio de transporte
por valor de $120.000, al señor Andres Cortes
|
Fecha |
Cuenta |
Débito |
Crédito |
|
25 enero |
Transportes y Fletes |
120.000 |
|
|
|
Caja menor |
|
120,000 |
Reembolso de caja
menor
El reembolso de caja menor se
debe realizar, de acuerdo a las políticas establecidas por la entidad, no puede
ser superior a un mes o cuando el valor en efectivo llegue a determinado monto
y no se puedan cubrir los gastos.
Ejemplo: La empresa Kokoderma al finalizar el mes de enero realiza el respectivo reembolso de caja de la siguiente manera.
Realizando cada uno de estos registros en la contabilidad, podremos incluir este valor en los equivalentes de efectivo establecidos por la norma internacional.
Elaborado por: Isabel López Molina